Το τμήμα προμηθειών ξενοδοχείου είναι αυτό που «καρπώνεται» το μεγαλύτερο κόστος αλλά και τη διαχείριση ποιότητας του τμήματος F&B κατά κύριο λόγο. Γιατί είναι σημαντικό και ποιες οι πολιτικές που πρέπει να ακολουθεί;

Η πολιτική στο τμήμα προμηθειών ακολουθεί τη λογική του μεγέθους της. Στις μικρές ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, όπου συνήθως είναι οικογενειακές και μικρής δυναμικότητας, η πολιτική προμηθειών καθορίζεται από τον ιδιοκτήτη. Λόγω μικρής ποσότητας, το κόστος είναι μεγαλύτερο ναι μεν αλλά ταυτόχρονα είναι καλό να επενδύουμε σε ποιοτικά προϊόντα και κυρίως τοπικά. Με αυτόν τον τρόπο ενισχύουμε την τοπική κοινωνία και έχουμε καλύτερη συνεργασία με τους προμηθευτές μας. Το τελευταίο μπορεί να φανεί χρήσιμο και στη διαπραγμάτευση.

Οι μεσαίου μεγέθους εξαρτώνται από την κίνηση των κρατήσεων. Οι προμήθειες εκεί πρέπει να γίνονται προσεκτικά και οργανωμένα οπότε πρέπει να καθορίζονται από ειδικευμένους του είδους. Ο υπεύθυνος F&B ή κάποιος ειδικός του χώρου των προμηθειών -ή καλύτερα η συνεργασία τους- δίνει τα μέγιστα θετικά αποτελέσματα. Στις πολύ μεγάλες ξενοδοχειακές μονάδες, ή συνήθως στους ομίλους, υπάρχει ξεχωριστό τμήμα προμηθειών όπου αποτελείται από πολλά εξειδικευμένα άτομα αναφορικά με τις τεχνικές σε διάφορες αγορές τροφοδοσίας.

Στο τμήμα προμηθειών, κυρίως σε μεγάλες ξενοδοχειακές μονάδες ή ομίλους, ουσιαστικά περιλαμβάνονται και το Hotel Logistics Management, δηλαδή τον έλεγχο ροής από τους προμηθευτές έως και τη διακίνηση στα τμήματα, αλλά και τη Διοίκηση Αποθεμάτων δηλαδή, την εξασφάλιση άριστης ποιότητας με χαμηλό κόστος.

Οι πολιτικές του τμήματος διαμορφώνονται από τον υπεύθυνο τμήματος, την οικονομική διοίκηση και τον λειτουργικό διευθυντή του ξενοδοχείου. Οι αποφάσεις λαμβάνονται σχετικά με:

1. Τη στρατηγική επιλογής προμηθευτών
2. Τον τρόπο έρευνας αγοράς και γενικότερα τη διαδικασία αγορών
3. Την πολιτική πληρωμών προμηθευτών
4. Τη διαχείριση παραγγελιών, παραλαβών, διακίνησης και αποθήκευσης
5. Την πολιτική επικοινωνίας με προμηθευτές
6. Την πολιτική διαχείρισης αποθεμάτων
7. Το εύρος υλικών που υπάγονται στη δικαιοδοσία του τμήματος προμηθειών και τέλος,
8. Τα ποιοτικά χαρακτηριστικά τον προϊόντων-υλικών προς έρευνα, παραγγελία και παραγωγή

Το άρθρο υπογράφει η Βασιλική Γαρυφαλάκη για την Touristhings.gr